Вебінар «Уникаємо типових помилок в питаннях діловодства: вимоги, приклади з практики»

ФОРМАТ: Запис
ТРИВАЛІСТЬ: 3 години
ДАТА ПРОВЕДЕННЯ: 27 травня 2024 року

 

Діловодство охоплює всі процеси життєвого циклу документа: від його створення до знищення або передавання на архівне зберігання. Кожен із працівників установи чи підприємства причетний до якогось із цих процесів. Допущена помилка на етапі, наприклад, реєстрації або затвердження чи визначення строків зберігання може призвести до ускладнення процедури знищення або призведе до передавання мало цінних документів до архівних установ на зберігання.

На запропонованому вебінарі:

• розглянемо зміни, що відбулись за останні роки у сфері діловодства та архівного зберігання;
• проаналізуємо основні положення ДСТУ 4163:2020;
• порівняємо окремі додатки, передбачені Постановою КМУ від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» та Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5;
• переглянемо Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884: зміни від 10 лютого 2024 року в термінології та строках зберігання.

Ключові питання вебінару

1. Нормативно-правове регулювання сфери діловодства та архівного зберігання

• Чому діловодство та архівне зберігання взаємопов’язані
• Які установи передають документи до архівних установ на зберігання
• Закони України, галузеві та державні стандарти, підзаконні акти, що регулюють цю сферу

 2. Як функціонує служба діловодства та архівний підрозділ

• Створюємо службу діловодства чи призначаємо діловода: алгоритм дій
• Складаємо та затверджуємо номенклатуру справ
• Розробляємо та затверджуємо інструкцію з діловодства
• Що є підставою для створення експертної комісії, які її функції
• Архів, архівний підрозділ чи особа, що відповідає за ведення архіву: обираємо правильний варіант

 3. Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчої документації

• Організаційно-розпорядча документація як один із класів управлінської документації
• Реквізити службового документа: основні та додаткові
• Про бланки документів і як уникнути найпоширеніших помилок під час їх розроблення
• Накази: види, оформлення та строки зберігання
• Службове листування: види листів та їх складення

Розглянемо такі документи:

• Накази
• Положення
• Інструкції
• Службові листи

Для кого вебінар
Лекція буде корисна для:

• діловодів;
• секретарів;
• архіваріусів;
• керівників підрозділів.

Додатково надається ПАМ’ЯТКА з діловодства зі зразками оформлення документів.

Зразки й допоміжні матеріали
На допомогу сприйняття лекції у презентації використано такі зразки і допоміжні матеріали:

1. Розташування «Грифа затвердження» на прикладі Акта про вилучення для знищення.
2. Розташування «Грифа затвердження» на прикладі Зведеної номенклатури справ.
3. Чим відрізняються реквізити «Довідкові дані про юридичну особу» та «Код юридичної особи» (на прикладі бланка юридичної особи).
4. Таблиця «Як функціонує служба діловодства та архівний підрозділ» (порівняння між великими й середніми та малочисельними установами).
5. Положення про службу діловодства: основні розділи. Приклад грифа затвердження цього документа.
6. Посадова інструкція: основне про розроблення документа. Приклад грифа затвердження цього документа.
7. Оформлення реквізиту «Найменування юридичної особи» у наказах.
8. Зразки оформлення реквізиту «Дата документа».
9. Зразки реєстраційного індексу: місце розташування на бланку.
10. Зразок заголовка до тексту документа на бланках.
11. Зразок кутового бланка листа установи з прапоровим розташуванням реквізитів.
12. Зразок поздовжнього бланка листа установи/
13. Зразок кутового бланка листа установи з центрованим розташуванням реквізитів.
14. Бланк для листування з постійними іноземними кореспондентами.
15. Зразок бланка наказу.
16. Приклади поширених помилок в оформленні документів: запам’ятати й уникати.