Журнал реєстрації вхідної документації
Опис для видання «Журнал реєстрації вхідної документації»
Журнал реєстрації вхідних документів — це оформлений належним чином документ для реєстрації та систематизації кореспонденції, що її одержує підприємство або організація будь-якої форми власності. В Журналі фіксуються ті документи, що надійшли, з присвоєнням унікальних ідентифікаторів (номерів, індексів). Запис робиться про кожний носій інформації, що підлягає обліку, контролю або виконанню.
Як журнал можна використовувати розкреслений зошит формату А4 (210 х 297 мм).
Для комфортного діловодства інтернет-магазин Групи компаній «МЕДІА-ПРО» пропонує виготовлені друкарським способом книги обліку. Оформлення таких книг передбачає всі необхідні елементи для внесення даних та ідентифікації листів та іншої кореспонденції, що надходять поштою чи в інший спосіб.
Кому потрібен журнал реєстрації вхідних документів
Процедура реєстрації — це внесення даних про створення, отримання та надсилання документа за встановленою формою. Облік документів ведеться на фірмах, в організаціях, підприємствах будь-якої форми власності та організаційно-правової форми.
Ця діяльність покладається на працівників, що відповідають за ведення діловодства в компанії. Такими працівниками зазвичай є секретар, діловод, працівники канцелярії, відділу кадрів. Керівник підприємства або організації наказом може покласти обов'язок ведення документації, яка надходить у фірму, й на інших працівників.
Журнальна форма реєстраційного документа стане у пригоді юридичним особам, обсяг вхідної кореспонденції яких не перевищує 600 одиниць за рік.
Які документи підлягають обліку
До реєстрації належать листи і документи, які не тільки носять інформаційний характер, а й потребують зберігання, виконання, відповіді від підприємства або організації.
Спосіб створення, форма і порядок надходження кореспонденції не мають значення для обліку. Листи, які носять оперативний характер, містять інформацію «до відома», а також не потребують подальшої реакції, реєстрації не підлягають. Зазвичай, до таких належать:
- рекламні листи;
- прейскуранти;
- вітальна кореспонденція;
- інформаційні листи;
- друкована та поліграфічна продукція (книги, буклети, брошури);
- листи із запрошенням на заходи (наради, семінари, тренінги, конференції);
- листи з позначкою «особисто»;
- копії та витяги з нормативних документів та інша кореспонденція.
Згідно з правилами обліку вхідних документів, їм не присвоюється реєстраційний номер, вони передаються адресату або до відповідного підрозділу одразу після первинної обробки. Попри це підприємство або організація можуть отримувати й листи, які підлягають спеціальному обліку. До таких належать нормативні акти, накази і розпорядження вищих органів або організацій, службове листування та звернення громадян.
Структура журналу
Форма реєстрації передбачає наявність у Журналі реєстрації вхідних документів таких граф:
- дата надходження на підприємство або в електронній формі;
- реєстраційний номер (індекс) листа;
- кореспондент (автор, відправник);
- дата і вихідний номер документа, які вніс відправник;
- стислий зміст документа, заголовок;
- резолюція керівника компанії;
- відмітка про виконання.
Переваги видань Групи компаній «МЕДІА-ПРО»
Друковані книги та журнали реєстрації допомагають оптимізувати процес обліку одержуваної кореспонденції, підвищити комфорт і продуктивність праці співробітників, що відповідають за організацію системи документообігу та звітності на підприємстві. Зокрема такі книги та журнали:
- економлять час обробки та реєстрації канцелярією або працівником кореспонденції, надісланої поштою;
- передбачають всі необхідні графи для внесення даних про вхідні листи;
- вирізняються акуратним і презентабельним зовнішнім виглядом;
- містять додаткові відомості та корисну інформацію для ведення діловодства.
Відомості про правила обліку вхідних документів, терміни і порядок заповнення
Для коректного ведення Журналу реєстрації у виданнях Групи компаній «МЕДІА-ПРО» передбачено правила, рекомендації та інструкції щодо заповнення, зразки заповнення та іншу інформацію, яка допомагає оптимізувати документообіг або його окремі етапи.
Наша продукція вирізняється якістю паперу і друку. З нею не тільки просто, а й приємно працювати.
Вихідні дані:
Мова видання: українська
Формат (розмір): 210 × 297 мм
Обсяг: 60 с.
РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ЗАПОВНЕННЯ ГРАФ ЖУРНАЛУ РЕЄСТРАЦІЇ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
У журналі реєстрації вхідних документів має бути передбачена достатня кількість граф, що міститимуть важливу вичерпну інформацію про документ, а саме:
- графа 1 «Дата надходження документа» — зазначається дата надходження документа на підприємство.
Дату надходження документа слід записувати цифровим способом, наприклад, 10.01.2013. Зазвичай від дати надходження документа обраховується строк його виконання. Скажімо, якщо документ надійшов 18 липня, а строк його виконання становить 30 календарних днів, то виконати документ слід не пізніше 16 серпня, якщо іншу дату не зазначено в резолюції керівника; - графа 2 «Вхідний реєстраційний індекс документа» — проставляється реєстраційний індекс, який надають документові на підприємстві. Обов’язковим елементом реєстраційного індексу є порядковий номер у межах відповідного журналу реєстрації вхідної документації. За необхідності порядковий номер можна доповнювати індексом кореспондента, виду документа, питання діяльності, справи за номенклатурою справ, в якій після виконання цей документ буде зберігатися, або структурного підрозділу чи посадової особи, до якої на виконання буде направлено документ.
Складові вхідного реєстраційного індексу документа відокремлюються одна від одної похилою рискою, наприклад: 345/01, де: 345 — порядковий номер у межах журналу реєстрації, 01 — індекс посадової особи (скажімо, генерального директора підприємства) за внутрішнім цифровим класифікатором посадових осіб на підприємстві; або, наприклад, — 543/02/01-12, де: 543 — порядковий номер за журналом реєстрації, 02 — умовний індекс кореспондента (наприклад, Кабінет Міністрів України), від якого надійшов документ, 01-12 — індекс справи за номенклатурою справ, до якої після виконання буде вміщено цей документ.
Запис у графі 2 має збігатися з реквізитом «Відмітка про надходження документа на підприємство від адресанта», оформленим на вхідному документі від руки чи за допомогою штампа в правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа; - графа 3 «Кореспондент (автор документа)» — зазначається кореспондент, від якого надійшов документ, наприклад: Державна фіскальна служба України. Інформацію про кореспондента зазвичай переносять із бланка, на якому оформлено документ.
У графі 3 слід записувати саме назву установи, що є автором документа, а не прізвище виконавця чи керівника, який цей документ підписав; - графа 4 «Дата й індекс одержаного документа» — переносять відомості з реквізитів «Дата документа» і «Реєстраційний індекс документа», оформлених кореспондентом (автором документа).
Датою документа є день, коли, власне, документ було відправлено, реєстраційним індексом ― індекс, наданий документові за журналом реєстрації вихідної документації установи — автора документа.
Інформація графи 4 є дуже важливою, оскільки знайти за потреби певний документ у великому документопотоці зазвичай можна лише за датою та реєстраційним індексом документа. Наприклад, якщо автор певного документа зателефонує на підприємство, щоб дізнатися про строк і процес виконання такого документа, уточнити прізвища виконавців тощо, насамперед він має повідомити назву своєї установи та обов’язково дату й реєстраційний індекс документа, адже впродовж місяця (тижня) від однієї установи може надійти кілька документів з однаковими чи схожими заголовками до тексту чи взагалі без заголовків, що, у свою чергу, значно ускладнює довідкову роботу; - графа 5 «Заголовок (стислий зміст) документа» — переносять відомості з реквізиту «Заголовок до тексту документа».
Усі розпорядчі документи (зокрема, ті, що надсилають до підвідомчих підприємств, установ і організацій), а також службові листи обов’язково повинні мати заголовки до тексту. Наявність такого реквізиту значно полегшує роботу з документом на всіх етапах його проходження: від реєстрації в установі-адресанті до направлення його до справи після виконання на підприємстві-адресаті.
Якщо в установі-адресанті реквізит «Заголовок до тексту документа» не оформлений, секретар підприємства-адресата, який здійснює попередній розгляд і реєстрацію відповідного документа, має уважно ознайомитися зі змістом документа й самостійно сформулювати короткий заголовок; - графа 6 «Резолюція керівника» — записують резолюцію керівника щодо виконання документа.
Інформацію в графу 6 переносять із відповідного напису, зробленого керівником на вхідному документі під час ознайомлення з таким документом.
Резолюція може складатися щонайбільше з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку; зміст доручення; термін виконання; особистий підпис керівника; дата. Отже, до графи 6 слід перенести прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення й термін виконання, наприклад: Павловському С. Г., Шушковській О. Л. підготувати відповідь до 28 грудня 2016 року; - графа 7 «Розписка виконавця в одержанні документа» — під час одержання документа працівник, якому доручено виконання документа, ставить особистий підпис і дату;
- графа 8 «Відмітка про виконання документа» — проставляють відмітку про виконання документа й направлення його до справи. Відмітка про виконання документа містить відомості про дату й особливості його виконання, якщо такі мають місце (наприклад, подовження строку виконання), і номер справи, до якої вміщено виконаний документ.
Журнал реєстрації вхідних документів можна вести в зошиті формату А4 ( 210 × 297 мм), але краще складати його з окремих аркушів-бланків, що дасть змогу заповнювати їх будь-якими засобами запису й поступово повністю сформувати журнал, у т. ч. з одночасним уведенням інформації в машинну пам’ять і подальшим її роздрукуванням.
