Журнал регистрации входящей документации
Описание для издания «Журнал регистрации входящей документации»
Журнал регистрации входящих документов — это оформленный определенным образом документ для регистрации и систематизации корреспонденции, получаемой предприятием или организацией любой формы собственности, в котором фиксируются поступившие документы с присвоением уникальных идентификаторов (номеров, индексов). Запись делается о каждом носителе информации, подлежащем учету, контролю или исполнению.
В качестве журнала можно использовать расчерченную тетрадь формата А4 (210 х 297 мм).
Для комфортного ведения делопроизводства интернет-магазин Группы компаний «МЕДІА-ПРО» предлагает отпечатанные типографским способом книги для учета. Оформление журнала предусматривает все необходимые элементы для внесения данных и идентификации писем и прочей корреспонденции, получаемых по почте или иным образом.
Кому нужен журнал регистрации входящих документов
Процедура регистрации представляет собой внесение данных о создании, получении и отправке документа по установленной форме. Учет документов ведется на фирмах, организациях, предприятиях любой формы собственности и организационно-правовой формы.
Эта деятельность возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства в компании. Таковыми, как правило, выступают секретарь, делопроизводитель, сотрудники канцелярии, отдела кадров. Руководитель предприятия или организации приказом может возложить обязанность ведения делопроизводства, которая поступает в фирму по почте или иным способом, и на других работников.
Журнальная форма регистрационного документа подходит юридическим лицам, объем входящей корреспонденции которых не превышает 600 единиц за год.
Какие документы подлежат учету
Регистрации подлежат письма и документы, которые носят не только информационный характер, но требуют хранения, исполнения, ответа фирмой или организацией.
Способ создания, форма и порядок поступления корреспонденции не имеют значения для учета. Письма, которые носят оперативный характер, содержат информацию «к сведению», а также не требующие дальнейшей реакции, регистрации не подлежат. Как правило, к таковым относятся:
- рекламные письма;
- прейскуранты;
- поздравительная корреспонденция;
- информационные письма;
- печатная и полиграфическая продукция (книги, буклеты, брошюры);
- письма с приглашением на мероприятия (совещания, семинары, тренинги, конференции);
- письма с пометкой «лично»;
- копии и выдержки из нормативных документов и прочая корреспонденция.
Согласно правилам учета входящих документов, им не присваивается регистрационный номер, они передаются адресату или в соответствующее подразделение сразу после первичной обработки. Несмотря на это, предприятие или организация может получать и письма, которые подлежат специальному учету делопроизводителем. К таковым относятся: нормативные акты, приказы и распоряжения вышестоящих органов или организаций, служебная переписка и обращения граждан.
Структура журнала
Форма регистрации предполагает наличие в журнале следующих граф:
- дата поступления на предприятие или в организацию;
- регистрационный номер (индекс) письма;
- корреспондент (автор, отправитель);
- дата и исходящий номер документа, внесенные отправителем;
- краткое содержание документа, заголовок;
- резолюция руководителя компании;
- отметка об исполнении.
Преимущества изданий Группы компаний «МЕДІА-ПРО»
Печатные книги и журналы регистрации помогают оптимизировать процесс учета получаемой корреспонденции, повысить комфорт и производительность работника организации, ответственного за организацию системы документооборота и отчетности в фирме. В частности, они:
- экономят время обработки и регистрации канцелярией или сотрудником корреспонденции, полученной по почте;
- предусматривают все необходимые графы для внесения данных о входящих письмах;
- отличаются аккуратным и презентабельным внешним видом;
- содержат дополнительные сведения и полезную информацию для ведения делопроизводства.
Сведения о правилах учета входящих документов, сроках и порядке заполнения
Для корректного ведения журнала регистрации в изданиях Группы компаний «МЕДІА-ПРО» предусмотрены правила, рекомендации и инструкции по заполнению, образцы заполнения и прочая информация, которые помогает оптимизировать документооборот или его отдельные этапы.
Наша продукция отличается качеством бумаги и печати. С ней не только просто, но и приятно работать.
Исходные данные:
Язык издания: украинский
Формат (размер): 210 × 297 мм
Объем: 60 с.
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ГРАФ ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
В журнале регистрации входящих документов должно быть предусмотрено достаточное количество граф, которые будут содержать важную исчерпывающую информацию о документе, а именно:
• графа 1 «Дата поступления документа» — указывается дата поступления документа на предприятие.
Дату поступления документа следует записывать цифровым способом, например, 10.01.2013. Как правило, от даты поступления документа рассчитывается срок его исполнения. Скажем, если документ поступил 18 июля, а срок его исполнения составляет 30 календарных дней, то исполнить документ следует не позднее 16 августа, если другая дата не указана в резолюции руководителя;
• графа 2 «Входной регистрационный индекс документа» — проставляется регистрационный индекс, который присваивают документу на предприятии. Обязательным элементом регистрационного индекса является порядковый номер в пределах соответствующего журнала регистрации входящей документации. При необходимости порядковый номер можно дополнять индексом корреспондента, вида документа, вопроса деятельности, дела по номенклатуре дел, в которой после исполнения данный документ будет храниться, или структурного подразделения либо должностного лица, к которому на исполнение будет направлен документ.
Составляющие части входного регистрационного индекса документа отделяются друг от друга косой чертой, например: 345/01, где: 345 — порядковый номер в пределах журнала регистрации, 01 — индекс должностного лица (например, генерального директора предприятия) по внутреннему цифровому классификатору должностных лиц на предприятии; или, скажем, — 543/02/01-12, где: 543 — порядковый номер по журналу регистрации, 02 — условный индекс корреспондента (например, Кабинет Министров Украины), от которого поступил документ, 01-12 — индекс дела по номенклатуре дел, в которую после исполнения будет помещен данный документ.
Запись в графе 2 должна совпадать с реквизитом «Отметка о поступлении документа на предприятие от адресанта», оформленным на входящем документе от руки или с помощью штампа в правом углу нижнего берега лицевой стороны первого листа документа;
• графа 3 «Корреспондент (автор документа)» — указывается корреспондент, от которого поступил документ, например: Государственная фіскальная служба Украины. Информацию о корреспонденте, как правило, переносят с бланка, на котором оформлен документ.
В графе 3 следует записывать именно название учреждения, которое является автором документа, а не фамилию исполнителя или руководителя, который данный документ подписал;
• графа 4 «Дата и индекс полученного документа» — переносят сведения с реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс документа», оформленных корреспондентом (автором документа).
Датой документа является день, когда, собственно, документ был отправлен, регистрационным индексом — индекс, присвоенный документу по журналу регистрации исходящей документации учреждения — автора документа.
Информация графы 4 является очень важной, поскольку найти при необходимости определенный документ в большом документопотоке, как правило, можно только по дате и регистрационному индексу документа. Например, если автор определенного документа позвонит на предприятие, чтобы узнать о сроке и процессе исполнения этого документа, уточнить фамилии исполнителей и т.п., прежде всего он должен сообщить название своего учреждения и обязательно дату и регистрационный индекс документа, ведь в течение месяца (недели) от одного учреждения может поступить несколько документов с одинаковыми или похожими заголовками к тексту или вообще без заголовков, что, в свою очередь, значительно усложняет справочную работу;
• графа 5 «Заголовок (краткое содержание) документа» — переносят данные с реквизита «Заголовок к тексту документа».
Все распорядительные документы (в частности, те, которые отправляют в подведомственные предприятия, учреждения и организации), а также служебные письма обязательно должны иметь заголовки к тексту. Наличие такого реквизита значительно облегчает работу с документом на всех этапах его прохождения: от регистрации в учреждении-адресанте до направления его в дело после исполнения на предприятии-адресате.
Если в учреждении-адресанте реквизит «Заголовок к тексту документа» не оформлен, секретарь предприятия-адресата, который осуществляет предварительное рассмотрение и регистрацию соответствующего документа, должен внимательно ознакомиться с содержанием документа и самостоятельно сформулировать краткий заголовок;
• графа 6 «Резолюция руководителя» — записывают резолюцию руководителя относительно исполнения документа.
Информацию в графу 6 переносят с соответствующей надписи, сделанной руководителем на входящем документе во время ознакомления с таким документом.
Резолюция может состоять максимум со следующих элементов: фамилия исполнителя (исполнителей) в дательном падеже; содержание поручения; срок исполнения; личная подпись руководителя; дата. Итак, в графу 6 необходимо перенести фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения и срок исполнения, например: Павловскому С. Г., Шушковской А. Л. подготовить ответ до 28 декабря 2016 года;
• графа 7 «Расписка исполнителя в получении документа» — при получении документа работник, которому поручено выполнение документа, ставит личную подпись и дату;
• графа 8 «Отметка об исполнении документа» — проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа содержит сведения о дате и особенностях его исполнения, если они есть (например, продление срока исполнения), и номер дела, в которое помещен выполненный документ.
Журнал регистрации входящих документов можно вести в тетради формата А4 (210 × 297 мм), но лучше формировать его из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их любыми средствами записи и постепенно полностью сформировать журнал, в т. ч. с одновременным вводом информации в машинную память и последующей ее распечаткой.
